Abstrak
PT. Surya Agency merupakan sebuah perusahaan yang berdiri pada tahun 2002, pada awalnya perusahaan ini adalah perusahaan yang bergerak di bidang jasa sales. Tiap bulan perusahaan ini merekrut tenaga kerja sales yang kemudian disalurkan di perusahaan-perusahaan yang telah menjadi partnernya.
Awal April 2004 perusahaan ini mengalami kebangkrutan akibat politik, sehingga perushaan ini di beli oleh chairman Agus Widodo, M.Kom dan bergerak dibidang industri rokok. Tanpa mengubah nama perusahaan sang pemilik melakukan pembongkaran terhadap kinierja, visi dan misi dan sekaligus mengupdate sistem tata kerja perusahaan yang lama ke sistem yang baru. Perusahaan ini memiliki 1420 karyawan di kantor utama dan memiliki cabang yang tersebar hamper di seluruh kota di Indonesia.
Perusahaan ini memiliki komitmen yang kuat terhadap pengembangan infrastruktur baik itu terkait dengan penggalangan investor, pengiriman barang, komplain konsumen, dan tata kerja dari cabang perusahaan ini. Sehingga perusahaan ini memiliki eksistensi dan loyalitas yang menakjubkan di mata investor dan konsumen.
Salah satu visi dari perusahaan ini adalah Melayani dan memberikan kepuasan terhadap para inverstor dan konsumen, sehingga untuk mewujudkan hal tersebut diperlukan sebuah misi. Misi dari perusahaan ini adalah Teknologi informasi dan komunikasi adalah senjata ampuh untuk menarik investor asing dan memberikan pelayanan yang memuaskan terhadap konsumen.
Untuk mewujudkan misi tersebut maka pada tubuh perusahaan ini terdapat struktur di bidang IT yang nantinya akan mewujudkan visi dan misi perusahaan tersebut.
STRUKTUR ORGANISASI IT
Proses Bisnis
Proses bisnis secara kesulurhan terbagi atas 4 kriteria, meliupti :
1.Membentuk Chief Executive Marketing Officer yang bertugas atas CEM dan CIM.
2.CEM (Chief Executive Marketing) bertugas sebagai kepala bagian pemasaran dalam negeri dan pengiriman barang kepada cabang-cabang perusahaan sekaligus manager marketing dari cabang perusahaan.
3.CIM (Chief Information Marketing) betugas sebagai kepala informasi pemasaran luar negeri sekaligus mencari investor asing.
4.Cabang dari perusahaan selanjutnya bertanggung jawab atas distribusi kepada konsumen dan patner / mitra.
Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar berikut ini :
Latar Belakang
Dalam melakukan proses bisnisnya perusahaan ini menggunakan metode dan teknik pemasaran layaknya e-commerce. Pada prakteknya 60% perusahaan ini masih menggunakan metode yang tradisional dan sisanya adalah modern. Kepala bagian pemasaran melakukan koordinasi terhadap bawahannya dengan peralatan dan teknologi yang masih tergolong tradisional, sebagai contoh dalam pendistribusian barang. Sejatinya produk yang siap dikirim pada cabang-cabang sudah terkonsep dengan matang dan tanpa ada kekeliruan baik itu mengenai stok masing-masing cabang ataupun waktu pengiriman barang.
Bisa dipastikan keterlambatan pengiriman barang dan stok barang yang diminta mengakibatkan kekecewaan cabang, terlebih konsumen dan mitra kerja. Begitupun yang yang terjadi pada cabang perushaan itu sendiri, pengiriman barang terhadap konsumen tetap atau pada mitra sering terjadi kesalahan, pun dalam proses pencarian mitra baru. Pun pada laporan terhadap CEM yang selama ini tidak sama antara di cabang dan file yang diterima oleh CEM.
Dalam teknik pemasaran dalam negeri, perusahaan ini masih menggunakan layanan jasa iklan di media cetak dan elektronik yang secara pasti masih kurang, mengingat pengguna teknologi informasi dan komunikasi sudah banyak. Problem lain yang sering muncul pada perusahaan ini adalah laporan stok barang, konsumen tetap dan tidak tetap, dan kebutuhan stok barang diantara cabang-cabang.
Masalah lain yang muncul pada perusahaan ini adalah pada bagian Chief Information Marketing, padahal bagian ini merupakan roh dari perusahaan dalam mencari investor asing dan sekaligus teknik pemasaran luar negeri. Penyajian informasi yang hanya terfokus pada profile, visi, dan misi dari perushaan itu sendiri membuat para investor menjauh untuk menginvestasikan sahamnya. Pun juga pada teknik pemasaran yang jangkauannya kurang luas.
Perananan teknologi informasi sangat dibutuhkan dalam perjalanan bisnis perusahaan ini, mengingat abad ini merupakan abad kejayaan IT – dilihat dari kebanyakan pengguna IT – sehingga sangat disayangkan jika sebuah perusahaan besar masih jauh dari sentuhan IT.
Rumusan Masalah
Dengan melihat latar belakang di atas, maka rumusan masalahnya adalah :
1.Bagaimana membuat sebuah sistem jaringan yang tehubung antara kantor cabang dengan kantor cabang dan kantor cabang dengan kantor pusat ?
2.Bagaimana aplikasi yang harus dibangun untuk melayani proses permintaan barang ?
3.Bagaimana aplikasi yang harus dibangun untuk melayani pengisian form atau pendaftaran costumer tetap pada kantor cabang?
4.Bagaimana membuat aplikasi tentang laporan yang saling terkoneksi antar cabang dengan cabang dan cabang dengan kantor pusat ?
5.Bagaimana membuat sebuah website yang berisi iklan dan profile perusahaan secara lengkap dan detail sehingga investor tertarik dan perushaan lain ingin bekerja sama ?
Batasan Masalah
Merujuk pada rumusan masalah di atas, sepertinya tidak mungkin akan saya bahas semuanya dalam makalah ini. Sehingga pada makalah ini hanya terbatas pada proses bisnis di kantor cabang yang meliputi :
1.Sistem jaringan antar ruang dalam kantor cabang.
2.Aplikasi permintaan barang oleh costumer ke kantor cabang.
3.Aplikasi pendaftaran konsumen tetap & komplain melalui kantor cabang.
4.Aplikasi laporan konsumen dan penjualan barang.
Tujuan
Tujuan dari pembuatan ATI pada perusahaan PT. Surya Agency adalah :
1.Sistem jaringan yang terbangun akan mempercepat pelayanan terhadap konsumen.
2.Meminimalisir kesalahan ketika laporan laba/rugi.
3.Kemudahan mengakses data berupa data stok barang atau data konsumen.
Manfaat
Manfaat dari pembuatan ATI ini adalah :
1.Estimasi dan efisiensi waktu.
2.Konsumen akan puas dan nyaman ketika mengakses data.
3.Stok barang terorganisir dan bisa di cek tiap saat.
Proses Arsitektur
Proses arsitektur atau target arsitektur merupakan proses aliran arus informasi yang terdapat dalam cabang perusahaan PT. Surya Agency.
Pada proses di atas digambarkan bahwa dalam sebuah cabang dari perusahaan ini hanya memiliki 1 buah server yang terhubung dalam jaringan LAN dengan PC Konsumen, Mitra, Manager, Sales, Operator dan Accounting (auditor). Sedangkan server terhubung dengan database karyawan dan konsumen, dimana data terseut terhubung ke internet dan bisa diakses oleh kantor pusat.
Arsitektur Informasi
Informasi arsitektur merupakan kebutuhan data yang diperlukan untuk menunjang proses bisnis. Dalam hal ini arsitektur informasi yang diperlukan dalam arus informasi di cabang perusahaan PT. Surya Agency sebagaimana gambar di bawah ini.
Pada arsitektur informasi di atas tampak bahwa konsumen, mitra bisnis, sales, operator dan accounting terhubung dalam jaringan LAN. Konsumen dan parter hanya melakukan transaksi melalui form transaksi, sedangkan sales mengecek dan mengantar barang dan sekaligus mencari peluang untuk pemasaran barang. Operator melakukan pengecekan terhadap arus informasi dan sekaligus berperan dan bertanggung jawab atas stok barang. Sementara accounting mengedit dan mengevaluasi stok barang berikut penjualan yang selanjutnya di laporkan pada pusat peruahaan.
Sistem Arsitektur Informasi
Sistem arsitektur informasi merupakan gambaran kebutuhan data kompleks yang diperlukan dalam arsitektur informasi. Dalam hal ini informasi yang dibahas adalah alur atau hubungan data konsumen, patner, sales, produk, dan transaksi penjualan barang. Jika digambarkan dalam bentuk DFD alan tampak seperti di bawah ini :
Dan untuk lebih jelasnya sistem arsitektur informasi terlihat seperti di bawah ini :
Data Arsitektur
Data Arsitektur merupakan sistem manajemen data (database) dan merupakan material dasar dalam penciptaan informasi. Data Arsitektur pada Cabang PT. Surya Agency adalah sebagai berikut :
1. Tabel Konsumen
2. Tabel Partner
3. Tabel Sales
4. Tabel Produk
5. Tabel Registrasi
Oppurtunity ID & GAP Analysis
Merujuk pada proses bisnis dan proses arsitektur yang akan dibangun nantinya maka sangat membantu proses perjalanan bisnis pada PT. Surya Agency, tentunya dengan ATI yang sudah terancang dan tersusun mulai dari cabang akan mempermudah proses arus informasi yang dibutuhkan pihak perusahaan pusat.
Terlebih gap sesama costumer yang terjadi pada cabang-cabang perusahaan ini tentunya akan membawa pengaruh yang signifikan terhadap kegiatan bisnis. Dan efisiensi waktu yang diperlukan untuk mengakses sebuah informasi tentunya akan lebih cepat. Jika dibandingkan dengan sistem lama dan dengan ATI yang baru sistem informasi yang tersedia dan terhubung dengan akses internet tentunya akan sangat membantu kelancaran bisnis, baik itu kepuasan pelanggan, pencarian investor, terlebih pada pemasaran produk.
Disamping itu dengan adanya ATI eksistensi para investor akan lebih ramai tentunya karena sistem yang dibangun sudah luas jangkauannya. Terlebih pada suara konsumen atau permintaan pasar yang lebih mudah diketahui sehingga pihak perusahaan akan lebih sering mengevaluasi dari produk yang telah dihasilkan dan dijual di pasaran.
Delivery System Architecture (Hardware, Software, Communication)
Komponen dalam pembuatan ATI pada PT. Surya Agency meliputi struktur jaringan. Struktur jaringan yang akan dipakai pada perusahaan ini adalah client dan server dengan menggunakan sistem LAN berbasis Star Topology.
Komponen software yang diperlukan adalah Windows NT untuk server, dan Windows OS untuk client. Untuk mendukung kelancaran sistem diperlukan sebuah brainware dengan kelas-kelas yang telah ditentukan.
Implementation
Spesifikasi haradware yang diperlukan untuk membangun sistem tersebut adalah 1 CPU untuk server, 11 CPU + monitor untuk client, 3 hubs, dan 3 printer, dan 1 modem untuk akses internet.
Sistem operasi menggunakan Windows NT untuk server dan Windows OS untuk client. Protokol yang digunakan adalah TCP/IP. Sedangkan untuk aplikasi akan dibuat dengan pemrograman java berbasis client & server (RMI).
Migration Option
Perusahaan ini sudah memiliki ATI, sehingga sistem ATI lama akan di migrasi ke dalam sistem yang baru dan hanya terfokus pada database backup dan penambahan fitur baru untuk aplikasi client server.
Continuous Review & Update
Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi tidak akan pernah berhenti dan akan terus berjalan sesuai dengan putaran waktu. Sistem yang saat ini masih baru lambat laun akan menjadi sistem lama dan akan diganti dengan sistem yang baru.
Oleh karena itu sebuah sistem selayaknya memiliki opsi agar mudah di generate dari sistem lama ke sistem yang baru. Dan pada ATI yang akan dibangun pada PT. Surya Agency migrasi dan update terletak pada sistem database dan kemungkinan penambahan fitur baru pada aplikasi. Dengan demikian data lama tidak hilang dan bisa diakses walaupun sistem sudah bermigrasi ke dalam sistem yang baru.
sumber:www.indowebster.com/ATI_DiDi_Cyber.html